10 років безпечних перевезень

Їдемо в новий офіс: 6 умов вдалого переїзду

«Час — гроші» цей вислів якнайкраще характеризує все, що відбувається в сучасному світі бізнесу. Бути в строю кожну хвилину — запорука успішної роботи компанії. Переїзд офісу може порушити злагоджену роботу, потягнувши за собою безліч «бонусів», таких як перенесення ділових зустрічей, плутанина в документах, пошуки потрібних речей серед гір коробок. Уникнути таких наслідків зміни місця розташування офісу можна за допомогою ретельного планування переїзду.

Виходячи з практики та рекомендацій фахівців, можна виділити шість правил, які повинен зробити кожен відповідальний керівник, який готується пережити переїзд офісу.

Правило №1. Розповсюдьте інформацію про переїзд

Зробити це потрібно як мінімум за чотири місяці до запланованої дати. Сповістити варто всіх, починаючи з працівників офісу і закінчуючи діловими партнерами і клієнтами. Для цього можна використовувати корпоративний сайт, на якому розмітити відповідний банер. Не завжди достатньо просто додати інформацію в розділ новини, тому що в нього можуть просто не зайти. Стануть в нагоді всі соціальні мережі, в яких висока активність користувачів — інстаграм, фейсбук і ін. Якщо є групи в месенджерах, то відправте повідомлення і туди, його також можна закріпити, щоб воно не спливло в стрічці новин.

Не буде зайвим розмістити відповідну інформацію і на дошці оголошень в офісі.

Правило №2. Знайдіть відповідний транспорт та помічників

Деякі керівники погоджуються на такий відповідальний крок, як переїзд власними силами. Це можна організувати, якщо в колективі переважає чоловіча стать, готова взяти на себе обов’язки вантажників. Варто розуміти всі ризики і наслідки такого рішення: некваліфікована робота (адже вантажник то професія), можливе обурення колег з приводу того, що це не входить в їх обов’язки і т.д. Набагато простіше скористатися послугами професійної мувінгової компанії. У переліку послуг таких компаній є переїзд «під ключ».

Правило №3. Підготуйте пакувальний матеріал

Оптимальний варіант — замовити все необхідне в обраній вами мувінговій компанії, яка буде здійснювати перевезення. Для розміщення коробок і повітряно-пухирчастої плівки потрібно передбачити місце в старому офісі. Коробки варто замовляти різних розмірів. При упаковці потрібно обов’язково заповнювати коробки доверху, тому що вони будуть ставитися одна на одну і можуть пом’ятися. Коробки обов’язково варто підписувати, оскільки це допоможе уникнути плутанини при розпакуванні. Запасіться маркерами та канцелярськими ножами, щоб організувати кілька груп, що займаються упаковкою.

Правило №4. Заплануйте пристрій на новому офісі

Ніхто з офісу не захоче опинитися надовго без світла і води, тому перед переїздом подбайте про оплату рахунків. У число цих рахунків повинна увійти оплата послуг інтернет-провайдера і телефонної компанії, адже співробітники повинні почати виконувати свої обов’язки якомога швидше.

Щоб в новому офісі було комфортно знаходитися, варто укласти договір з клінінговою компанією. Розібрані меблі збирати краще доручити вантажникам з мувінгової фірми, оскільки це їх спеціалізація.

Правило №5. Оновіть контактну інформацію

Знаючи точну дату переїзду, подбайте про те, щоб контактні телефони та нова адресу компанії вчасно з’явилися на всій рекламній продукції: візитках, календарях, сувенірах і т.д. Змініть дані в соціальних мережах. Потрібно додати відповідну точку на картах в Google.

Правило №6. Додайте нові реквізити на сайті

На корпоративному сайті, після успішного переїзду, повинна з’явиться інформація про зміну реквізитів. Якщо ви вкажете новий поштовий індекс, адресу, телефони та схему проїзду, то це допоможе налагодити роботу в офісі.

Залиште заявку, ми передзвонимо найближчим часом