Едем в новый офис: 6 условий удачного переезда

«Время — деньги» это выражение как нельзя лучше характеризует все, что происходит в современном мире бизнеса. Быть в строю каждую минуту — залог успешной работы компании. Переезд офиса может нарушить слаженную работу, потянув за собой множество «прелестей», таких как перенос деловых встреч, неразбериха в документах, поиски нужных вещей среди гор коробок. Избежать таких последствий смена места расположения офиса можно при помощи тщательной планировки переезда.

Исходя из практики и рекомендаций специалистов, можно выделить шесть правил, которые должен сделать каждый ответственный руководитель, готовящийся пережить переезд офиса.

Правило №1. Распространите информацию о переезде

Сделать это нужно как минимум за четыре месяца до планируемой даты. Оповестить нужно всех, начиная с работников офиса и заканчивая деловыми партнерами и клиентами. Для этого можно использовать корпоративный сайт, на котором разметить соответствующий баннер. Не всегда достаточно просто добавить информацию в раздел новости, потому что в него могут попросту не зайти. Пригодятся все социальные сети, в которых высокая активность пользователей — инстаграм, фейсбук и др. Если есть группы в мессенджерах, то отправьте сообщение и туда, его также можно закрепить, чтобы оно не уплыло в ленте новостей.

Не будет лишним разместить соответствующую информацию и на доске объявлений в офисе.

Правило №2. Найдите подходящий транспорт и помощников

Некоторые руководители соглашаются на такой ответственный шаг, как переезд собственными силами. Это можно организовать, если в коллективе преобладает мужской пол, готовый взять на себя обязанности грузчиков. Стоит понимать все риски и последствия такого решения: неквалифицированная работа по погрузке, возможные приступы негодования о том, что это не входит в их обязанности и т.д. Намного проще воспользоваться услугами профессиональной мувинговой компании. В перечне услуг таких компаний есть переезд «под ключ».

Правило №3. Подготовьте упаковочный материал

Оптимальный вариант — заказать все необходимое в выбранной вами мувинговой компании, которая будет осуществлять перевозку. Для размещения коробок и воздушно-пузырчатой пленки нужно предусмотреть место в старом офисе. Коробки стоит заказывать разных размеров. При упаковке нужно обязательно заполнять коробки доверху, потому что они будут ставиться одна на одну и могут помяться. Коробки обязательно стоит подписывать, поскольку это поможет избежать путаницы при распаковке. Запаситесь маркерами и канцелярскими ножами, чтобы организовать несколько групп, занимающихся упаковкой.

Правило №4. Запланируйте устройство на новом офисе

Никто из офиса не захочет оказаться надолго без света и воды, поэтому перед переездом позаботьтесь об оплате счетов. В число этих счетов должна войти оплата услуг интернет-провайдера и телефонной компании, ведь сотрудники должны начать выполнять свои обязанности как можно скорее.

Чтобы в новом офисе было комфортно находиться, стоит подписать договор с клининговой компанией. Разобранную мебель собирать лучше поручить грузчикам из мувинговой фирмы, поскольку это их специализация.

Правило №5. Обновите контактную информацию

Зная точную дату переезда, позаботьтесь о том, чтобы контактные телефоны и новый адрес компании вовремя появились на всей рекламной продукции: визитках, календарях, сувенирах и т.д. Измените данные в социальных сетях. Нужно добавить соответствующую точку на картах в Google.

Правило №6. Разместите новые реквизиты на сайте

На корпоративном сайте, после успешного переезда, должна появится информация о смене реквизитов. Если вы укажите новый почтовый индекс, адрес, телефоны и схему проезда, то это поможет наладить работу в офисе.